Personvern

Personopplysninger:

Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss for en av disse årsakene:

Du har søkt bolig eller barnehageplass hos oss
Du har opprettet medlemskap for trening hos oss
Du har handlet på kreditt i våre kafeer
Du har sendt oss en klage
Du har bedt om informasjon om våre tilbud
Du har bedt om innsyn etter personopplysningsloven
Du har meldt deg på et kurs eller et seminar
Du har søkt eller benyttet deg av Studentrådgivinga eller studenthelsestasjonen
Du har meldt deg på treningstimer
Du har benyttet vår bolig-app
Du har søkt jobb hos oss
Du jobber hos oss
Du bor hos oss og trenger hjelp, reparasjoner, og liknende
Ditt barn har barnehageplass hos oss
Du mottar helsehjelp
Du har meldt deg inn i vårt fordelsprogram
Du har opprettet brukerkonto på “MinSide” (Samskipnaden.no)
Du har satt dine personlige preferanser på “MinSide”
Du har sendt inn opplysninger om deg selv i våre nettbaserte skjemaer
Du har meldt deg på en eller flere av våre tjenester (som f.eks. Treningspartner)

Vi får også opplysninger indirekte av følgende årsaker:
Vi har bedt en virksomhet om en redegjørelse og dine opplysninger fremkommer i redegjørelsen

En avviksmelding kan inneholde opplysninger om deg
En klage eller veiledningssak kan inneholde opplysninger om deg
Opplysninger om deg blir lagret i forbindelse med en tilsynssak
Vi mottar opplysninger om deg fra et myndighetsorgan
En ansatt har angitt deg som nærmeste pårørende
Som jobbsøker innhenter vi referanser som du har oppgitt

Vi deler dine personopplysninger:

Ved lovpålagte krav og oppgaver – NAV, politi, skatt barnevern
Samarbeidsparter som bidrar til å overholde våre forpliktelser – bank, forsikring, pensjon, fagforeninger, UiT, systemleverandører
I andre sammenhenger – kun etter samtykke med deg.

Behandlingsgrunnlag:

For å kunne behandle dine personopplysninger, er vi forpliktet til å ha et behandlingsgrunnlag. I de fleste tilfeller oppstår behovet ved at du ønsker å benytte deg av samskipnadens tjenester, om dine barn dersom de har plass i våre barnehager, eller at du er ansatt i samskipnaden.

De vanligste behandlingsgrunnlagene er

Samtykke fra deg
Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale eller en rettslig forpliktelse

Litt ekstra om samtykke:

Et samtykke må blant annet være:

Frivillig avgitt, dvs. ingen fordeler eller ulemper knyttet til samtykket, det skal være spesifikt, utvetydig og informert i forhold til hva samtykket skal brukes til

I tillegg må det:

fritt kunne trekkes tilbake, og dokumenteres hva du samtykket til og når

Hvilke kategorier personopplysninger samler vi inn:

Dette vil avhenge av hvorfor vi behandler opplysninger om deg, men de mest vanlige opplysninger vil være

Kontaktopplysninger (navn, bostedsadresse og hjemstedsadresse, e-post, telefonnummer, fødselsnummer, IP-adresse)
Opplysninger om familie/barn, familiære forhold
CV
I noen tilfeller helseopplysninger
Utdanning
Medlemskap i fagforening
Statsborgerskap
Kjøpshistorikk i samskipnaden
Treningshistorikk

Lagringstid:

Antatt lagringstid av dine personopplysninger vil være så lenge det det er nødvendig. Opplysninger slettes når det ikke lenger er nødvendig å lagre dem, men noen opplysninger vil bli lagret lengre fordi samskipnaden er pålagt i lov å gjøre det.

Dine rettigheter

Informasjonssikkerhet og databehandlere

Logging:
Samskipnaden har alminnelige sikkerhetslogger i fagsystemene, som superbruker/leder har delegert ansvar for. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre samskipnadens personopplysninger mot uautorisert innsyn, eller innsyn uten tjenstlig behov.

Samskipnadens bruk av databehandlere:
Norges arktiske universitet bidrar i driften av en stor del av våre systemer, som flere servere, filserver, e-post, Skype, active directory, vaskeriserver, fagsystem bolig, vaktselskap, intranett, tilgangsrettigheter UiTs bygg og noen av nøkkelsystemene ved boligene.

Drift av fagsystemer er overlatt systemleverandørene ved overgang til skyløsninger. Alle våre leverandører er forpliktet til å jobbe i henhold til den nye personvernforordning og personopplysningslov og ha underleverandører i samsvar med lovgivningen.

UiTs drift av Samskipnadens IT-behov medfører i noen tilfeller at navngitte ansatte ved UiT har tilgang til personopplysninger i noen av våre systemer. I andre tilfeller må vi gi tilgang til dem eller leverandører via delt skjerm, fjerntilgang, oppmøte og liknende ved behov for bistand.

Brudd på personopplysningssikkerheten:

Samskipnaden har utarbeidet rutiner for varsling til datatilsynet dersom det skulle oppstå brudd på personopplysningssikkerheten.

Rutinen følger regelverket om snarlig varsling og senest innen 72 timer i hht Lov om behandling av personopplysninger, Artikkel 33.

Saksbehandling og arkiv

Samskipnaden bruker Business360 arkiv- og saksbehandlersystem til lagring av dokumenter. Systemet er en skytjeneste som leveres av Tieto.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon og dokumentasjon avhengig av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen, GDPR og den nye personopplysningsloven.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Ivaretakelse av rettighetsdokumentasjon for enkeltindivider samt virksomhetsvesentlige dokumenter.

Informasjonskapsler og analyseverktøy (cookies)

samskipnaden.no

Feed AS er Samskipnadens databehandler, leverandør og utvikler for samskipnaden.no. Ved opprettelse av konto på «MinSide» gir brukeren Samskipnaden rett til å lagre brukerens informasjon på Samskipnadens database. Informasjonen brukeren deler med Samskipnaden vil for eksempel være: favoritter lagret på samskipnaden.no, navn, e-post, telefonnummer. Ved gitt samtykke på «MinSide» henter Samskipnaden informasjon om kjøp og bruk av Mat & Drikkes fordelsprogram, og/eller kjøp, aktivitet og historikk ved bruk av Kraft Sportssenter. Informasjon fra Kraft Sportssenter hentes fra konto opprettet av bruker på kraftsportssenter.no, tjenester levert av Exceline og iBooking. I tillegg vil Samskipnaden lagre informasjon om brukerens studentstatus og studiested om brukeren har logget seg inn i Feide.

Retail Solution AS er Samskipnadens leverandør og databehandler av brukerdata i kassasystemet RSPOS. Brukere blir registrert i Retail Solutions database når de melder seg inn i Samskipnadens fordelsprogram. Registrering krever godtatt samtykkeerklæring på brukerens «MinSide». Alle brukere av Samskipnadens fordelsprogram får automatisk tilgang til de gjeldende fordeler og stempelkort Mat og Drikke tilbyr. Ved å benytte fordelsprogrammet lagres informasjon vedrørende kjøp, bruk av QR kode (medlemskort), hvor kjøpet har funnet sted og tidspunkt for kjøp, både i Samskipnaden og Retail Solutions databaser. Navn og personopplysninger om brukeren blir ikke lagret i Retail Solutions brukerdatabase. Brukeridentifiseringen mellom tjenestene skjer via webtokens fra Samskipnadens database til Retail Solutions system.

Som medlem av Samskipnadens fordelsprogram får brukeren også tilgang til andre fordeler Samskipnaden formidler. Dette være seg fordeler fra forskjellige tjenester i Samskipnaden, eller fordeler fra eksterne samarbeidspartnere. Samskipnaden formidler eksterne fordeler ved hjelp av navigering og vil aldri dele medlemslister med eksterne partnere. Ved bruk av "eksterne fordeler" må fordelsmedlemmene selv registerere seg på de eksterne løsningene, som ikke er en del av Samskipnaden.

iBooking AS er Samskipnadens leverandør av medlemsinformasjon fra Kraft Sportssenter til MinSide. Ved å gi samtykke til bruk av «Min trening» på MinSide gir du tillatelse for å hente inn din medlemsskapsinformasjon fra Kraft Sportssenter og iBooking. Vi benytter innsamlet data for å presentere din medlemskapsinfo på MinSide, gi tilrettelagte tilbud og forbedrede våre tjenester. Bruker gir samtykke til å hente brukerens kontoinformasjon fra Kraft og iBooking, lagre og presentere besøk, betaling og medlemsskapsinformasjon. Samt analysere treningsdata fra Kraft og iBooking for utvikling av bedre tjenester og tilrettelagte tilbud på Samskipnaden.no.

Craft CMS plug-in Formie brukes til å registrere innsendte henvendelser gjennom integrerte nettskjemaer på Samskipnaden. Formie er en plugin i Samskipnadens Craft CMS, og er lagret på Arcustech sine servere. Formålet med innhenting og lagring av data er å ta imot og behandle henvendelser fra besøkende på Samskipnaden.no gjennom et nettskjema. Samskipnaden gir besøkende tilgang til nettskjema ved bestilling av KraftStart. Samskipnaden sletter innsendte henvendelser og nettskjemadata på Samskipnaden.no fire ganger i året. Dette betyr at innsendt data vil være lagret i maks 90 dager på Samskipnadens Craft CMS.
Innsendt data blir også videresendt til tjenesteleverandørers epostadresse og brukes i de formål som er beskrevet for tjenesten.

Ved samtykke til å motta tilbud og nyheter på epost vil Samskipnaden markere brukerens epost som mottaker av markedsføringsepost fra Samskipnaden. Brukere som ikke samtykker til tilbud og nyheter på epost vil ikke motta markedsføringseposter fra Samskipnaden.

Twilio brukes til å sende ut 2-faktor verifiseringskode via SMS for å bekrefte en brukers mobilnummer. Dette er for å sikre en brukers tilgang til sine data til “MinSide” på Samskipnaden.no. Twilio får tilgang til brukernes telefonnummer med det formål å sende ut en verifiseringskode. Les om Twilio sine samsvar med personvern: https://www.twilio.com/gdpr.

Ved registrering av konto på «MinSide» samtykker brukeren også at Samskipnaden kan benytte seg av brukerens aktivitet, informasjon og detaljer for å tilby brukerprofil på samskipnaden.no, og hente ut og sammenstille informasjon for videreutvikling av tjenestene.

Ved innlogging med og privat bruk av Feide så samtykker du til at Samskipnaden kan hente informasjon om ditt navn, bilde (hvis lagt til), studentstatus/status, studiested og epost. Denne informasjonen vil bli brukt til å opprette en bruker på "MinSide" og gi deg som student, de studenttilbudene vil tilbyr på "MinSide". Se egen personvernerklæring når du logger på/registrerer deg. Les mer om privat bruk av Feide.

Ved innlogging med Google samtykker du til at Samskipanden kan hente informasjon om ditt navn, bilde (hvis lagt til) og epost. Denne informasjonen vil bli brukt til å opprette en bruker på "MinSide". Se egen personvernerklæring fra leverandør når du logger på/registrerer deg.

Brukerens konto på “MinSide” og Samskipnadens fordelsprogram vil anonymiseres når brukeren ikke lengre har en aktiv Feide konto eller har valgt å slette kontoen på “MinSide”. For brukere av kraftsportssenter, boligtjeneste og de øvrige tjenestene er det egne retningslinjer for lagring av data og sletting av konto.

Samskipnaden vil ikke selge bruker- og personlig informasjon til eksterne selskaper/organisasjoner.

Ved bruk av Boligtjenesten på Samskipnaden.no og "MinSide" logger brukeren inn eller oppretter bruker på boligtjenesten levert av Ørn Software AS. Brukeren gir samtidig Samskipnaden retten til å hente, vise og lagre boliginformasjonen som den innloggede bruker har registrert på UniAlltid, Samskipnadens tidligere boligportal (studentbolig.samskipnaden.no), på MinSide. Boliginformasjonen inkluderer og er ikke begrenset til fakturainformasjon, boforhold, sjekklister, søknader, informasjon om barn og samboer, studiestatus og lignende. Brukeren gir også Samskipnaden retten til å vise og sende henvendelser (med og uten vedlegg) til boligtjenesten levert av Ørn Software AS, på MinSide. Brukere innlogget i Samskipnaden bolig på Min Side, og boligtjenesten (UNI) levert av Ørn Software, godtar også at aktiviet og brukerinformasjon kan bli benyttet av Samskipnaden for videreutvikling av Samskipnadens tjenesteleveranse. Se egen personvernerklæring

Søk i vår hjemmeside www.samskipnaden.no:
Samskipnaden lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i aggregert (samlet) form i en egen database. Søkeord som lagres kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene. Søkeordene vil lagres, og se statistikk, over søkeord. Samskipnaden lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter på våre nettsteder.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å få tjenester på nettsiden til å fungere.

Påmelding til grupper og kurs arrangert av Samskipnaden:
På samskipnaden.no kan du melde deg på grupper og kurs i regi av Samskipnaden. Påmelidngen skjer i et system for kurspåmelding, levert av Affy AS. Les mer om Kurspåmeldingen sist i dokumentet.

Bestilling av catering
På samskipnaden.no kan brukere bestilling catering gjennom å fylle ut et Microsoft Form skjema, utviklet av Samskipnaden. Microsoft Form skjemaet er utviklet i Samskipnadens interne Office 365. Når et skjema er registrert i våre systemer, sendes en epost til ansvarlig kjøkkensjef, cateringansvarlig og konsulent ved Mat og Drikke for håndtering av bestilling og evt fakturering. Bestilling blir oppbevart i eposten catering@samskipnaden.no, og slettet fra Microsoft Form skjema 1 år etter bestillingstidspunkt. Samskipnaden oppbevarer bestilling for å kunne analysere større tendenser i bestillingstrender og behov hos kunden.

kraftsportssenter.no

Studentbolig.samskipnaden.no

Når du kontakter Samskipnaden

Telefoni / Skype:
Skypesamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i Skype for business. Telefonnummer, tidspunkt og varighet lagres i vår telefonsentral. Loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, og danner grunnlag for statistikk på aggregert (samlet) nivå. Etter en måned slettes info i CDR (lagring i sanntid). Komplett logg slettes etter tre måneder. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler der innringer kan identifiseres.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere og drifte telefonisystemet.

E-post og skriftlige meldinger i Skype for business:
Samskipnaden benytter Microsoft Outlook E-post; Microsoft Teams- ogSkype for business som daglige arbeidsverktøy. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler, e-postutveksling og samtalelogger, og er en del av en saksbehandling, kan bli lagret i sak- arkivsystemet (se eget punkt om «Saksbehandling og arkiv»).

Alle ansatte er ansvarlige for å slette e-postmeldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratredelse slettes e-postkonto. Relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer før fratredelse.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Formål: Samskipnadens ansatte benytter Microsoft Teams, Skype og e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Formålet er å ha et velfungerende arbeidsredskap mellom oss og våre kunder.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter.

Kameraovervåking

Formålet med kameraovervåking er å beskytte ansatte, forebygge hærverk, ran, tyveri og andre kriminelle handlinger, samt utvidet sikkerhetskontroll av inngangsdører.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å beskytte ansatte, forebygge hærverk, tyveri, ran, at uønskede personer kommer seg inn i lokalene, samt andre kriminelle handlinger.

Kamera i MIX-Campus:
MIX-kioskens utforming gir utfordringer med å holde oversikt over hele lokalet til enhver tid. Vi benytter derfor flere kameraer i våre lokaler. Et av dem driftes av UiT-Norges arktiske universitet, og de fire andre driftes internt. De interne kamera viser bare sanntid (akkurat nå) med lyd, og har ikke opptaksmulighet.

Monitor for de interne kamera er montert på butikksjefens kontor, og viser kioskens lokaler fra ulike vinkler.

Det siste kamera tar opp bilde, men ikke lyd. Opptak slettes automatisk etter 7 døgn. Det et 2 personer ved BEA-UiT som har tilgang til og kan ta ut opptak. Opptakene utleveres ikke til andre en politi/påtalemyndighet og da kun mot utleveringsbegjæring fra påtalemyndighet eller domstoler.

Nokas har ikke ansvar for kamera ved UiT. De har likevel tilgang til live-bilder i forbindelse med tjenesten. De har også mulighet til å se opptak fra periode før en hendelse eller avvik slik at de eksempelvis kan få et bilde av eventuell(e) gjerningsperson(er) det skal søkes etter. Nokas kan ikke ta ut/lagre opptak. De er også gjort oppmerksom på at stor varsomhet skal vises når ITV-anlegget brukes.

Kamera på Kraft sportssenter og Elverhøy studenttreningssenter Tromsø:

Treningssenteret Elverhøy er i noen perioder ubemannet.

Kraft sportssenter og Elverhøy studentidrettssenter har kamera uten mikrofon/lyd ved adgangskontrollerte plasser samt noen dører/innganger i fasaden. Bildet viser hvem som passerer inn og ut på de aktuelle stedene. Disse kan vises i sanntid og har opptaksmulighet.

De som jobber i resepsjonen på Kraft sportssenter har tilgang til å se dørene på Elverhøy studenttreningssenter ettersom dette senteret er helt ubemannet. Kraft sportssenter har begrenset tilgangen til monitor til kontor for Avdelingsleder og Idrettsrådgiver. Opptaksenhetene er plassert på et sikkert sted, med egen nøkkel og opptaksenhetene er tilgangsbeskyttet. Avdelingsleder har tilgang til opptakene. Opptakene slettes/overskrives automatisk etter 7 dager. Opptak utleveres ikke til andre en politi/påtalemyndighet med utleveringsbegjæring fra påtalemyndighet eller domstoler.

Kamera – Trening og «private» områder:
Studentidretten overvåker utelukkende adgangskontrollerte områder. Områder som garderober, treningsarealer eller andre plasser hvor man kan forvente privatliv og diskresjon, overvåkes ikke.

Kameraovervåking på Kraft treningssenter Narvik:
Senteret har kamera uten mikrofon/lyd ved inngangsdør, og 5 kameraer i treningslokalene.

Ansatte i resepsjonen på senteret har tilgang til å se alle kameraene. Opptak gjøres i resepsjonen. Det per i dag 3 ansatte, som er opplært og har tilgang til å se opptak.

Opplysninger om ansatte og jobbsøkere

Ansatte:
Samskipnaden behandler opplysninger om ansatte for å ivareta alle sider av et ansettelsesforhold. Her registreres som et minimum grunndata (navn, personnummer, adresse, telefonnummer og e-postadresse). I tillegg registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteopplysninger, og fagforeningstilhørighet, opplysninger om pårørende, fraværsoppfølging, forsikrings- og pensjonssaker. Opplysningene hentes fra virksomheten, offentlig myndighet og den ansatte selv.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b). Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i samt ivareta et ansattforhold.

Nødvendige og lovpålagte personopplysninger utleveres til offentlige instanser og samarbeidsparter i forhold til NAV, politi, skatt, ligning, namsfogd, bank, forsikring, fagforening, pensjon og liknende for å ivareta ansattes interesser og/eller overholde offentlige pålegg.

Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og den nye personopplysningslov. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på våre nettsider.

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Personalmappen blir ryddet for innhold som ikke lenger er relevant ved utløp av arbeidsforholdet. Tilgangen begrenses til tjenstlig behov.

Jobbsøkere:
Samskipnaden benytter Webcruiter.no som jobbsøkersystem.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).

Det er kun den som får jobben som overføres til interne systemer for ansatte. De øvrige søknader slettes automatisk etter 6 måneder.

Brukere av Samskipnadens tjenester

Brukere av Samskipnadens fordelsprogram:
Retail Solution AS er Samskipnadens databehandler for brukerkontoer i RSPOS Backoffice, Feed AS er Samskipnadens databehandler på Samskipnaden.no

Registrering av brukerkonto i Samskipnadens fordelsprogram skjer gjennom registrering på Samskipnaden.no «MinSide» og gitt samtykke til «Mine fordeler».

Samskipnaden behandler personopplysninger som er nødvendig for registrerte brukere, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning i forhold til avtale om bruk av Samskipnadens fordelsprogram. Samskipnaden deler ikke personopplysninger med Retail Solution, identifisering foregår via en identifikasjonskode som kan identifisere brukerne i Samskipnadens database.

Brukere av Samskipnadens barnehager:
Opptak skjer gjennom kommunenes barnehagesystemer, og følger kommunens retningslinjer.

Samskipnaden behandler personopplysninger i hht artikkel 6 nr. 1 b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtale om barnehageplass inngås.

Personopplysninger behandles også etter annen lovgivning og er pålagte krav fra offentlige etater.

Brukere av Samskipnadens helsetjenester:
De tjenestene som faller innunder helselovgivningen (pasientjournalloven) behandles i henhold til denne lovgivningen, og holdes adskilt fra Samskipnadens øvrige data.

Bruk av rådgivningstjenester og kurs, krever at den registrerte gjennom avtale/kurspåmelding gir samtykke til at Samskipnaden samler inn personopplysninger.

Bruker av Helse & rådgiving, og Studentlivs kursbookingstjeneste:
AFFY er Samskipnadens databehandler og leverandør for Helse & rådgivning, og Studentlivs kursbookingssystem . Dette er en webbasert tjeneste der studenter kan melde seg på kurs Samskipnaden tilbyr. Ved å delta på kurs, vil personopplysninger gitt på registreringstidspunkt bli oppbevart i inntil 90 dager etter kursslutt, deretter vil persondata anonymiseres for historisk rapportering. Ved påmelding til Samskipnadens kurs må den registrerte gi samtykke til at Samskipnaden samler inn nødvendige personopplysninger.

Bruker av KraftStart:
For å benytte seg av KraftStart tjenesten fra Samskipnaden via Kraft Sportssenter så må studenter registrere seg gjennom ett nettskjema, levert av Formie (se tidligere i dokumentet). Samskipnaden vil i tillegg til å lagre innsendt data i Craft CMS, og sende innsendt data til personalet som er ansvarlig for KraftStart i Samskipnaden på epost. Innsendt data som er lagret i Craft CMS slettes innen 90 dager, og registrert bruker av KraftStart kan be om å få data slettet ved å ta kontakt med Samskipnaden. Ved sletting av innsendt data vil ikke Samskipnaden lengre kunne tilby brukeren tjenesten. Innsendt data kan i tilfeller deles med annet personale i Samskipnaden, når det er behov for assistanse til KraftStart.

Bruker av Treningspartner:
For å benytte seg av tjenesten Treningspartner må brukerne ha en MinSide konto og deretter registrere seg via et påmeldingsskjema. Samskipnaden lagrer data fra påmeldingsskjema og benytter denne til å presentere bruker i Treningspartner liste, la Treningspartnere sende henvendelse til hverandre, analysere bruk av tjenesten og informere deltagere direkte vedrørende trjenesten. Treningspartner er knyttet opp til brukerens MinSide konto, og data registrert frivillig av bruker vil bli lagret i MinSide databasen. Treningspartnerdatabasen slettes hver sjette (6) måned. Bruk av Treningspartner er frivillig, gratis og det kreves ikke et Kraft abonnement for å delta.